bravo-header

Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

02 Tháng Giêng, 2018

Bán hàng là bộ phận vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp vì ở đây là đầu vào của các nguồn tiền. Việc có một quy trình nghiệp vụ bán hàng chuẩn sẽ giúp công việc ở bộ phận này thuận lợi. Mặt khác nó cũng giúp cho quá trình xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ sát với yêu cầu quản lý nhất.

1. Quy trình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp

Một quy trình nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp tiêu biểu như sau:

2.    Nội dung và mức độ của quy trình nghiệp vụ bán hàng

Trên thực tế, hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ hay sản xuất đều có bộ phân kinh doanh hay còn gọi là bộ phận bán hàng. Song quy trình nghiệp vụ bán hàng và quản trị của từng doanh nghiệp sẽ có những đặc thù khác nhau cho dù họ đang hoạt động cùng ngành hay cùng lĩnh vực. Do đó nội dung và mức độ quản lý bán hàng của từng doanh nghiệp sẽ khác nhau mà thông thường phụ thuộc nhiều vào quy mô doanh nghiệp, số lượng đơn hàng phát sinh trong kỳ bên cạnh đó là tầm nhìn chiến lược của nhà lãnh đạo.

Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nội dung của 2 mức độ của quy trình nghiệp vụ bán hàng mà các doanh nghiệp sẽ quản lý dựa theo quy mô doanh nghiệp và lượng đơn hàng, với các mức độ từ cơ bản tới nâng cao như sau:

  •  Mức độ cơ bản nhất: Hầu hết các doanh nghiệp đều sẽ quản lý khi phát sinh hóa đơn bán hàng nhằm ghi nhận số lượng hàng hóa và doanh thu tương ứng với đối tượng khách hàng cụ thể. Theo đó, các số liệu phát sinh sẽ là căn cứ để quản lý công nợ phải thu của khách hàng, bảo hành hay đổi trả… Với mức độ này, doanh nghiệp có thể nắm được các số liệu doanh thu, công nợ một cách cơ bản nhất. Đủ đảm bảo cho ban lãnh đạo nắm bắt tình hình lãi lỗ của doanh nghiệp trong kỳ mà từ đó có các chính sách tương ứng.
  • Mức độ thứ 2: Sẽ phức tạp hơn nhiều khi nhà quản trị muốn nắm bắt được các đơn hàng, hợp đồng đã ký kết với khách hàng và tình trạng hiện thời của nó ra sao. Rõ ràng chúng ta có thể thấy từ đơn hàng, hợp đồng đến khi xuất hóa đơn bán hàng ghi nhận số lượng bán thực tế là một khoảng cách xa. Trong đó có nhiều tình huống sẽ không quản lý được nếu không tổ chức theo dõi một cách chính xác nhất. Một số yêu cầu quản trị có thể đặt ra như số lượng đơn hàng đã thực hiện/chưa thực hiện – ngày dự kiến giao hàng, bảng kê đơn hàng và phân bổ hàng cho các đơn hàng, công nợ/lãi lỗ theo hợp đồng, hạn thanh toán…

Một yếu tố tưởng chừng như không quan trọng là báo giá khách hàng mà rất ít doanh nghiệp tổ chức theo dõi. Tuy nhiên đây là yếu tố quan trọng đối với việc nhìn nhận lại chính sách giá và sự tiếp nhận của thị trường đối với sản phẩm. Một chỉ tiêu đơn giản dễ dàng thống kê được là tỷ lệ giữa số hợp đồng mới ký kết với số lượng báo giá trong kỳ cho thấy doanh nghiệp định giá sản phẩm của mình đúng đến mức nào hay một cách nhìn nhận khác là số lượng cơ hội đã vụt bay là bao nhiêu. Từ đó nhà quản trị với tầm nhìn xa sẽ định hướng được chiến lược phù hợp để tận dụng hay bỏ qua những cơ hội đó.

3.    Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ

  • Xác định nhu cầu quản trị khả thi của doanh nghiệp

Một vấn đề tuy đơn giản nhưng thật khó xác định đó là nhu cầu của doanh nghiệp vì trong cuộc sống, nhu cầu luôn là không giới hạn. Tuy nhiên khả năng chi trả lại luôn là bị giới hạn (yếu tố này không khó xác định) và năng lực của chính doanh nghiệp cũng bị giới hạn. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ chỉ quản lý những thông tin, quy trình nghiệp vụ thực sự cần thiết với mình.

  • Xây dựng quy trình quản trị chuẩn cho doanh nghiệp

Căn cứ theo nhu cầu quản trị và năng lực thực tế mà doanh nghiêp có thể xây dựng quy trình phù hợp và tốt nhất nên theo tiêu chuẩn chất lượng ISO sẽ giúp ích được rất nhiều cho việc triển khai ứng dụng giải pháp ERP sau này.

Tuy nhiên một lưu ý đặt ra là quy trình phải chuẩn và phải có khả năng ứng dụng được trong thực tế của doanh nghiệp. Nếu không quy trình cũng chỉ là một thứ trưng bày cho có mà thôi.

  • Lựa chọn nền tảng công nghệ xây dựng phần mềm quản lý bán hàng và công nợ phải thu

Trước khi xây dựng giải pháp phần mềm, đơn vị tư vấn phải khảo sát chi tiết nhu cầu quản trị của doanh nghiệp từ đó đề xuất những lựa chọn nền tảng công nghệ phù hợp nhất. Có những công nghệ rất ưu việt nhưng chi phí sẽ tốn kém hoặc đòi hỏi cơ sở hạ tầng đồ sộ để ứng dụng giải pháp. Hoặc một số khác thì tiết kiệm nhưng không đủ đáp ứng một số tính năng quan trọng như bảo mật dữ liệu chẳng hạn.

4.    Phần mềm quản lý bán hàng và công nợ BRAVO

Phân hệ phần mềm quản lý bán hàng là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống giải pháp quản lý doanh nghiệp (BRAVO 7 ERP-VN), là sản phẩm chính mà BRAVO cung cấp.

Phần mềm quản lý bán hàng BRAVO nhằm trợ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác. Giúp Lãnh đạo nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời.

>>> Xem thêm phần mềm quản lý bán hàng của BRAVO

Lê Vĩnh Phúc